Een back-up van Microsoft 365: nodig of niet?

2 november 2026 · 4 min lezen · Yoeri van Meurs

Veel ondernemers gaan ervan uit dat Microsoft een back-up maakt van hun mail, OneDrive, SharePoint en Teams. Dat klopt maar gedeeltelijk. Microsoft zorgt ervoor dat de dienst blijft draaien en dat jouw gegevens niet verloren gaan door een storing aan hun kant. Maar wat jij of een collega verwijdert, overschrijft of laat versleutelen, is jouw verantwoordelijkheid.

Wat bewaart Microsoft zelf?

Verwijderde items blijven een beperkte tijd terug te halen. Verwijderde mail is standaard 14 dagen terug te zetten (in te stellen tot maximaal 30 dagen), en bestanden in OneDrive en SharePoint staan 93 dagen in de prullenbak. Daarna zijn ze weg. Merk je pas na een paar maanden dat er iets ontbreekt, dan ben je te laat.

Wanneer gaat het mis?

• Per ongeluk verwijderd: een collega ruimt een map op die toch nog nodig was.
• Ransomware: bestanden in OneDrive worden versleuteld en gesynchroniseerd naar de cloud.
• Een medewerker vertrekt: het account wordt verwijderd, en daarmee na een tijd ook de mail en bestanden.
• Bewust gewist: iemand haalt met opzet gegevens weg voordat hij vertrekt.
• Bewaarplicht: je moet bepaalde administratie jarenlang kunnen tonen, langer dan Microsoft het bewaart.

Een eigen back-up: zo werkt het

Met een aparte back-up worden je mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams elke dag automatisch gekopieerd naar een los, beveiligd datacenter. Wij gebruiken daarvoor Cove Data Protection. Gaat er iets mis, dan zetten we precies terug wat nodig is: één mail, een map of een complete mailbox, ook van maanden geleden.

Wat kost het?

Een back-up van Microsoft 365 is per gebruiker per maand af te nemen en maandelijks opzegbaar. Voor de meeste bedrijven is dat een klein bedrag vergeleken met de schade als belangrijke mail of bestanden echt weg zijn.

Wil je weten hoe jouw Microsoft 365-omgeving ervoor staat? We kijken graag vrijblijvend mee. Lees ook waarom MFA je eerste verdedigingslinie is.